Performans Yönetim Sistemi Hizmet/ Mal Alımı

TEKNİK ŞARTNAMESİ

Herkesin insanca yaşamayı ve gelecek umudu taşımayı hak ettiğine inanan Maya Vakfı; 5-24 yaşındaki çocuklar ile gençlerin zihinsel, fiziksel ve akademik gelişimine katkıda bulunmayı amaçlıyor. Maya Vakfı, ana faaliyet alanını oluşturan ruhsağlığı ve psikososyal destek programı kapsamında , maruz kaldıkları travmanın çocuklarda yarattığı tahribatı onarmak hedefiyle, çocuklara baş etme becerileri kazandırmaya yönelik etkinlikler düzenliyor. Savaş, göç,kayıp, şiddet gibi nedenlerle travmaya maruz kalan çocuklara, koruma hizmetlerinin yanı sıra, yaratıcı sanat terapileri ve sosyo-kültürel aktiviteler aracılığıyla rehabilitasyon desteği veriyor.

“Maya Vakfı, birlikte çalıştığı, hizmet verdiği bireylerin refahını korumaya, geliştirmeye ve onlar için güvenli alanlar yaratmaya kararlıdır; tüm çalışan ve gönüllülerinden bu taahhüdü gerçekleştirmelerini bekler. Maya Vakfı, cinsel sömürü ve istismar, cinsel taciz, görevin kötüye kullanılması ve ayrımcılık başta olmak üzere Maya Vakfı’nın amaç ve ilkeleriyle bağdaşmayan davranışlar konusunda sıfır tolerans politikasına sahiptir. Maya Vakfı ayrıca çocuk güvenliği standartları ile cinsel sömürü ve istismarın önlenmesi ilkelerini de kabul eder ve bu ilkeleri kurum çalışmalarında anaakımlaştırır. Seçilen tüm adayların bu standartlara ve ilkelere uymaları beklenir; bu nedenle adaylar referans kontrolü ve geçmiş araştırması aşamalarından geçeceklerdir. Geçmiş araştırması, akademik geçmişin ve çalışma geçmişinin doğrulanmasını içerecektir. Seçilen adayların geçmiş araştırması kapsamında ek bilgi sağlamaları gerekebilir.

IPA/2020/421-391/02- Performans Yönetim Sistemi HİZMET/ MAL ALIMI 

Madde 1 – Hizmetin Tanımı: IPA/2020/421-391/02-Performans Yönetim Sistemi, “Gençlerde Sanatın İyileştirici Gücü için Çalışanlar ve Gönüllüler El Ele” Projesi uygulanması çerçevesinde “Maya Vakfı” tarafından Hizmet /mal alımı

Madde 2 – Hizmetin Amacı:

Maya Vakfı performans yönetimi için sistem tasarımı (1.1), sistemin insan kaynakları birimine entegrasyonu (1.2.) ve gönüllü sisteminin yenilenmesi (2.1.) faaliyetleri doğrultusunda 4.3.1 İnsan Kaynakları Performans Yönetim Sistemi hizmet/mal alımı ile Maya Vakfı İnsan Kaynakları performans yönetim sisteminin kurularak tüm birim ve departmanların değerlendirilmesine uygun hale getirilmesi amaçlanmaktadır

Madde 3 –  Hizmetin Kapsamı:

Vakfın insan kaynağının verimini arttırmak için performans yönetim ve geri bildirim sistemi kurulacaktır. Performans yönetimi profesyonel ve gönüllü tüm işgücünü kapsayacaktır.

• Değerlendirme ölçütleri hem yetkinlik hem hedef bazlı ele alınacaktır.
• Değerlendirme sonuçları hem çalışanların hem de çalışma alanlarının gelişimi için kullanılacaktır.
• Perspektif olarak adil, şeffaf ve kapsayıcı bir sistem tasarlamaya özen gösterilecektir.
• Uygulama aracı olarak dijital program kullanılacak ve temel düzeyde aşağıdaki unsurları içerecektir:
  • 360 derece değerleme mantığına göre, çalışanların herhangi bir ast-üst ilişkisi olmadan etkileşim içerisinde olduğu tüm kişilerle ilgili “360 derece performans değerlendirmesi” yapma imkânı;
  • Somut verilerle, çalışanların performansını ve buna bağlı olarak kurumsal performansın ölçülebileceği “hedef odaklı değerlendirme” imkânı;
  • Çalışanların liderlik vasıfları, değişime olan yatkınlıkları, diğer çalışanlarla olan iletişimi, görev yönetimi, problem çözme becerileri gibi konularda “yetkinlik değerlendirmeye geliştirme” imkânı;
  • Tüm değerlendirme sonuçlarının detaylı analizlerinin yer alacağı, departmanlar özelinde planlamayı kolaylaştıracak “raporlama” formatı.

Faaliyet Vakfın İK departmanı tarafından yürütülecek ve süreçte profesyonel bir danışmanla çalışılacaktır. İlk aşamada performans yönetim sisteminin yöntem ve araçları tasarlanacak, ikinci aşamada sistemin İK’ya entegrasyonu yapılarak işleyişi test edilecektir. Performans sistemi, üretilen tüm çıktılarıyla birlikte çalışanlara ve gönüllülere anlatılacaktır. Bunun için 4 yöneticiye İK departmanı tarafından oryantasyon verilecektir. Çalışanlara ve gönüllülere sistemi doğru anlatabilmek için iletişim aktiviteleri olarak yaygınlaştırma oturumları ve ad-hoc soru-cevap oturumları düzenlenecektir.

• Etkinliklere 52 çalışan ve 10 gönüllü katılımı hedeflenmiştir. Bu etkinliklerin yürütülmesinde iletişim departmanının desteği alınacaktır.
• Sistemin entegrasyonu ardından ilk pilot uygulaması yapılacaktır. Bu kapsamda 52 çalışan ve 10 gönüllüyle performans değerlendirmesi yapılacaktır. Değerlendirme sonuçları analiz edilerek hem insan kaynağı hem de Vakfın çalışma alanlarına yönelik etkili insan kaynağı yönetim planı oluşturulacaktır.
• Pilot uygulamada sistem hem teknik hem de yönetimsel açıdan test edilecek, eksiklikleri giderilecektir. Bu süreçte danışmandan sistemin işleyişine dair bağımsız ara değerlendirme hizmeti alınacaktır. Çıktılar:
  • Performans yönetim ve geri bildirim sistemi (yazılım dahil)
  • Sistem kılavuzu
  • 4 yöneticiye eğitim
  • Çalışanlarla ve gönüllülerle yönelik 2 aktivite (62 kişi ile)
  • Değerlendirme raporu (Pilot uygulamaya dair)

Faaliyet sonunda, çalışanlara ve gönüllülere yönelik şeffaf, adil ve kapsayıcı bir performans ve geri bildirim sistemi oluşturulmuş ve ilk pilot uygulaması yapılarak hayata geçirilmiş olunacaktır.

Madde 4: Lojistik Ve Zamanlama

• Hizmetin sağlanacağı yer

İl: İstanbul

• Başlama tarihi ve uygulama süresi

En yakın tarihte başlaması planlanıp proje bitimine (30.09.2023) kadar sürmesi hedeflenmektedir.

Madde 5: Deneyim / Özellik:

• Sivil toplum örgütlerinde veya örgütleriyle çalışma deneyimi olan firma olmak,
• Performans yönetim sistemleri yazılım, uygulama ve danışmanlık hizmetleri sağlıyor olmak,

Teklif veren firmalarla teklif öncesi proje ekibi tarafından ön görüşme yapılacaktır. Yukarıda belirtilen deneyimler ve referanslar çerçevesinde en uygun teklifi veren firma ile anlaşma sağlanacaktır.

Talep edilen Hizmetlerde Yüklenici tarafındaki aksama durumunda (taahhüt edilen tarihlerde iş/hizmetin verilmemesi) cezai madde uygulanacaktır. Aylık hak edilen ödemenin sözleşme bedeli üzerinden %10’u (yüzde on) ceza bedeli olarak kesilecektir.

İlgilenen kişiler “ PROGRAM ETKİ DEĞERLENDİRME DANIŞMANLIK HİZMET/ MAL ALIMI” konu başlığıyla burcin.keser@mayavakfi.org mail adresine EU standartlarındaki CV’lerini iletebilirler.

Referans Kodu: MV06062023-PEDHMA

İlgili Yazılar